کمیته ارزیابی و عضویت

به منظور خودگردانی و مشارکت بیشتر اعضاء در امور انجمن و بهره گیری مؤثر از امکانات و توانائی­های موجود، کمیته هایی در کنار هیأت مدیره انجمن سازماندهی شده و کوشش می­گردد هر یک از امور اساسی انجمن از کانال کمیته­ها انجام شود. در رأس هر کمیته یک نفر از نمایندگان اعضاء به عنوان رئیس کمیته توسط هیأت مدیره منصوب می­شود. 

1-1- عضویت هیأت مدیره برای ریاست کمیته الزامی نیست.

2-1- مأموریت ریاست هر کمیته با مأموریت هیأت مدیره هر دوره شروع و با خاتمه مأموریت هیأت مدیره آن دوره، خاتمه پیدا می­کند.

3-1- عزل و نصب اعضاء، رئیس و نایب رئیس کمیته ها با هیأت مدیره وقت انجمن است. فعالیت دوباره اعضاء و رئیس و نایب رئیس کمیته ها هر دوره در دوره های بعدی، با موافقت هیأت مدیره وقت بلامانع است.

4-1- اکثریت اعضاء هرکمیته می­توانند از میان خود شخصی را برای ریاست کمیته پیشنهاد کنند. موافقت هیأت مدیره شرط تنفیذ شخص در رأس کمیته می­باشد.

لیست اعضای کمیته

• شرح وظایف کمیته ارزیابی و عضویت

1-2- دریافت پرونده شرکت متقاضی ارزیابی از توانیر

2-2- بررسی اولیه پرونده ها و ارجاع پرونده به کارشناس ارزیابی

3-2- تعیین نوع محصول تولیدی برای ارزیابی، اعلام هزینه به شرکت متقاضی و انجام مکاتبات اداری

4-2- اعلام کسری مدارک بعد از بررسی کارشناس ارزیابی به شرکت متقاضی

5-2- پیگیری و دریافت کسری مدارک از شرکت متقاضی

6-2- انجام هماهنگی های لازم در خصوص بازدید کارشناس ارزیابی و بازرسی از شرکت متقاضی

7-2- پیگیری موارد درج شده در صورتجلسه ارزیابی و دریافت کسری مدارک و رفع نواقص مربوطه از شرکت متقاضی

8-2- دریافت پرونده ارزیابی از کارشناس ارزیابی

        9-2- دریافت پرونده Qc-Plan از شرکت بازرسی

10-2- امتیاز دهی پرونده ها

11-2- تهیه لیست اسامی شرکت های تائید شده برای تصویب در کمیته ارزیابی و عضویت انجمن

12-2- ارسال لیست مصوب شرکت­های تائید شده به توانیر

13-2- آماده سازی و ارسال نمونه پرونده ها برای بررسی مجدد توسط نماینده کمیته فنی بازرگانی شرکت توانیر

14-2- آماده سازی لیست نهایی برای ابلاغ به شرکت­های توزیع پس از تصویب در کمیته فنی بازرگانی شرکت توانیر

15-2- سایر موارد حسب دستور هیأت مدیره

16-2- همکاری با دیگر کمیته های انجمن

• اهداف اختصاصی کمیته:

1-3- تعیین خط مشی و زمینه های عملکرد کمیته ارزیابی و عضویت برای تحقق اهداف ارتقای کمی و کیفی اعضا و براساس موازین و رهنمودهای اساسنامه انجمن و صنعت تولید تابلوهای برق

2-3- طراحی، شناسایی و برنامه ریزی اجرایی جهت تحقق اهداف مزبور

3-3- شناسایی مشکلات و معضلات اصلی در عملکرد انجمن و رضایت گیرندگان خدمت

4-3- زیر کمیته­های ارزیابی و عضویت براساس موازین و رهنمودهای اساسنامه انجمن و صنعت تولید تابلوهای برق و دستورالعمل ها

5-3- پیگیری روند ارتقا کیفیت خدمات کمیته به اعضای انجمن و ارزشیابی منظم و مستمر درونی.

• اقدامات جهت حفظ و افزایش اثربخشي عملکرد کمیته:

v  آموزش (دوره توجیهی) جهت اعضاء کمیته بخصوص اعضاء جدید در مورد اهداف، شرح وظایف و آئین نامه داخلی کمیته

v  صدور ابلاغ برای انتصاب اعضاء (در انتصاب اعضاء بایستی از ویژگی های شخصیتی افراد شرکت کننده آگاهی کافی داشت تا بتوان ثمربخشی را افزایش داد.(

v  ارسال جدول زمانبندی سالانه جلسات کمیته ها برای اعضای محترم هیات مدیره انجمن جهت برنامه ریزی بهتر

v  تعیین ترکیب، حدود و وظایف و مسئولیت اعضاء ، روز و ساعت تشکیل هر کمیته (با برنامه ریزی مناسب به صورتی که در روند امور جاری انجمن اختلال ایجاد نگردد. عدم آگاهی اعضاء کمیته از ساعت تشکیل جلسه موجب اتلاف وقت و عدم بهره گیری از این جلسه را در بر خواهد داشت(.

v  هدایت مدبرانه جلسات به طوری که همه اعضاء پیشنهادات و نظراتشان را آزادانه بیان نمایند.

v  یادداشت کلیه مصوبات و تصمیمات جلسه توسط دبیر کمیته و تنظیم صورتجلسات و ارسال آن به ریاست و تمام اعضاء کمیته جهت امضاء.

v  پس از تنظیم صورتجلسات به طریق ذیل عمل می گردد:

-1    نگهداری و بایگانی در زونکن کمیته ارزیابی و عضویت همراه با مستندات لازم

-2  ارسال صورتجلسات به صورت فایل الکترونیك به دبیرخانه

• قوانین و مقررات کمیته:

5-1- هر کمیته به طور عادی حداقل ماهی یک بار تشکیل جلسه داده و تصمیمات آن با اکثریت آراء حاضرین جلسه معتبر خواهد بود. دعوتنامه برای تشکیل جلسه با امضاء رئیس کمیته و دبیر انجمن تهیه می شود. به درخواست رئیس کمیته، یا دو عضو عادی کمیته، یا دبیر انجمن و یا رئیس هیأت مدیره، کمیته ها می­توانند جلسه فوق العاده تشکیل دهند. همچنین در صورتیکه رئیس کمیته نیاز به تشکیل جلسه ماهیانه را  منتفی بداند، می تواند دعوت به تشکیل جلسه را به تعویق انداخته و موضوع را با ذکر دلیل به هیأت مدیره گزارش نماید.

5-2- در صورت غیبت 4 جلسه متوالی و یا 6 جلسه غیر متوالی در سال، عضو کمیته مستعفی تلقی می­گردد. اطلاع رسانی به عضو مستعفی، در صورتی که عضو هیأت مدیره نباشد طی ابلاغیه ای با امضاء رئیس کمیته و دبیر انجمن و در صورت داشتن عضویت همزمان هیأت مدیره، با امضاء رئیس هیأت مدیره و دبیر انجمن ابلاغ خواهد شد. معیار حضور و غیاب، تعداد جلسات دعوت شده توسط رئیس کمیته و دبیر انجمن ( بدون توجه به تشکیل و یا عدم تشکیل به دلیل به اکثریت نرسیدن) خواهد بود.

5-3- هر کمیته می‌تواند از میان کارکنان دائم انجمن، دبیری برای خود انتخاب نماید. وظیفه دبیر پی­گیری مصوبات و امورجاری کمیته می‌باشد. دبیر کمیته به لحاظ سلسله مراتب اداری زیر نظر دبیر انجمن بوده اما گزارشات محتواییِ کار خود را به کمیته و ریاست آن خواهد داد. دبیر کمیته در جلسات کمیته شرکت کرده و دارای حق رأی نمی­باشد.

4-5- هیأت مدیره می­تواند برای هزینه کردن مستقل کمیته ها در محدوده ای خاص و از پیش تعیین شده، با تعیین سقف  هزینه ها به کمیته ها اختیاراتی اعطا نماید.  

نقش رئیس کمیته ها در امضاء اوراق اداری و اسناد تعهد آور مطابق ماده 11 اساسنامه انجمن خواهد بود.

5-5- کمیته ها مجری سیاست­های هیأت مدیره وقت انجمن بوده و در مقابل آن مسئول می­باشند.

• قوانین و مقررات تشکیل جلسه:

1-6- چنانچه حداقل نصف به اضافه یك نفر از کل اعضا در جلسه حضور داشته باشند جلسه رسمیت پیدا می­کند.

2-6- راس ساعت تعیین شده، جلسه شروع به کار می­کند.

3-6- حداکثر طول زمان هر جلسه دو ساعت می­باشد. لازم به ذکر است طبق زمان تعیین شده جلسه به پایان می­رسد، مگر اکثریت اعضاء جهت تجدید نظر زمان جلسه موافقت نمایند.

4-6- در صورتیکه عضوی به عنوان میهمان در جلسه شرکت نماید در صورتجلسه مربوطه در لیست اسامی حاضرین با ذکر عبارت (میهمان جلسه) مشخص خواهد شد.

5-6- رعایت برنامه های زمانبندی جلسه و برگزاری آن در تاریخ و زمان مقرر انجام می­شود.

7-6- پیگیری مصوبات بر عهده دبیر کمیته می­باشد

8-6- ثبت و نگارش صورت جلسات در فرم صورتجلسه ( فرم شماره  IEPMA/FM07/00)

9-6- این کمیته ماهانه حداقل یک بار برگزار می­گردد.

• قوانین تصویب مصوبه ها:

 رأی گیری و اخذ نصف به اضافه یك رأی اعضاء حاضر در جلسه برای تصویب در کمیته لازم است و بعداً باید به تصویب هیأت مدیره برسد.

• نحوه تعامل با سایر کمیته ها و تیم مدیریت اجرایي:

   دبیر کمیته عموماً نقش مهمی در تعیین شرایط برگزاری کمیته ها ایفا می­کند. وی، علاوه بر دبیری کمیته مذکور، مسئول هماهنگی و برگزاری دیگر کمیته ها می­باشد. این امر در تعامل هرچه بهتر کمیته­ها موثر خواهد بود.

• نحوه مستندسازی سوابق جلسات:

مسئول بهبود کیفیت (نماینده مدیریت در ایزو) بر اساس الزامات اعتبار بخشی یك فرم صورتجلسه استاندارد را طراحی کرده و در اختیار تمامی دبیران کمیته ها قرار می­دهد. پس از اتمام هرجلسه، دبیر کمیته موظف است مصوبات و نکات مورد نیاز را در فرم صورتجلسه به صورت دستی و خوانا (یا تایپ شده) ثبت کند و امضاء اعضاء را در فرم حضور غیاب تهیه کرده و در نهایت صورتجلسه را به امضاء دبیر و ریاست هیأت مدیره برساند. دبیر کمیته مستندات نوشته شده را حداکثر تا 48 ساعت بعد از تأیید نهایی مصوبات، موظف به تهیه فایل الکترونیکی از صورتجلسه خواهد بود.

از صورتجلسه امضاء شده توسط افراد حاضر در جلسه یك نسخه کپی در دفتر مسئول هماهنگی کمیته­ها (دبیرخانه انجمن) بایگانی خواهد شد و نسخه اصلی در اختیار دبیر کمیته خواهد بود. وجود امضاء ریاست هیأت مدیره انجمن در صورتجلسات مؤید تأیید مصوبات و ضمانت اجرایی آن­ها می­باشد.

• ویژگي های یک جلسه کمیته:

1-10- فضای فیزیکی مناسب

2-10- اطلاع اعضاء از تاریخ، ساعت تشکیل و دستور کار جلسه

 3-10- حضور به موقع اعضاء

 4-10- آگاهی اعضاء به شرح وظایف خود و نقش کمیته مزبور

5-10- حضور کارشناسان متخصص و آگاه به مسائل مطروحه در کمیته

6-10- فراهم نمودن فرصت اظهار نظر برای همه اعضاء

7-10- ثبت اظهارات کارشناسی توسط دبیر کمیته به صورت جامع و کامل در صورتجلسه

8-10- جمع بندی و نتیجه گیری مباحث جاری کمیته

9-10- اجتناب از طرح مباحث فرعی و حاشیه ای و هدایت جلسه توسط رئیس جلسه در صورت انحراف از دستور کار

10-10- پیگیری و اجرای مصوبات تأیید شده بر اساس تصمیمات و نظرات کارشناسی اعضاء

 11-10- تشکیل جلسات خارج از برنامه جهت پیگیری موارد خاص

12-10- هدایت موضوعات خارج از محدوده کمیته توسط ریاست جلسه و پیشنهاد موارد به کمیته مربوطه

13-10- سازماندهای جلسه و مشخص کردن نقش و تکالیف اعضاء

14-10- هدایت مباحث جاری جلسه توسط ریاست جلسه

 15-10- مد نظر قرار دادن اهداف عالی انجمن به عنوان هدف نهایی تمام فعالیت­ها در کمیته­ها

 16-10- احساس رضایت اعضاء از نقش و حضور خود و دیگران

17-10- حضور فعالانه مسئول یا کارشناس فنی شرکت­های عضو در صورت دعوت به جلسات به صورت مهمان

18-10- رعایت کلیه دستورالعمل ها و بخش نامه های بالادستی در کلیه جلسات

• شرایط عضویت در کمیته:

1-11- تابعيت ايران.

2-11- حداقل سن 30 سال تمام.

3-11- متدین به یکی از ادیان رسمی کشور.

4-11- حداقل مدرک تحصیلی کارشناسی.

5-11- آشنا به حوزه فعاليت انجمن و کمیته ارزیابی و عضویت .

6-11- نداشتن محکومیت کیفری موثر در محرومیت از حقوق اجتماعی .

7-11- قبول و تعهد اجراي مقررات و مفاد اساسنامه و تصميمات و مصوبات قانوني ارکان انجمن.